Aslında hepimiz kanıksadığımız için şikayet etmemize rağmen çok da garip görmediğimiz, bürokratik sistemimizin bir özelliği halinde kabul ederek esprilere konu ettiğimiz; resmi başvurularda çoğu zaman kamu kurumlarının bilgisinde olmasına rağmen kurumlar arası bilgi paylaşımı bulunmadığından tekrar tekrar bir çok bilgi ve belgenin vatandaşlardan istenilmesinden son yapılan değişikliklerle vazgeçilip vatandaş beyanının ön plana çıkarılmasıyla büyük bir adım atıldı.

             Atılan bu adım; sadece vatandaşların işlerinin kolay yürümesi açısından değil, ülkenin gelişimi, emeğin, zamanın, ve paranın boş yere harcanmaması açısından büyük bir atılım olup ayrıca devletin vatandaşına bakışındaki olumlu değişimin de bir göstergesidir. Artık devlet vatandaşını, gözetlenip, denetlenmesi, devamlı kontrol edilmesi gereken potansiyel suçlu ve güvenilmez bireyler olarak değil, kendisine hizmet götürülmesi gereken; kural olarak, söylediği aksi ispat edilene kadar doğru kabul edilen, Devletin olmazsa olmaz unsuru saygın bireyler olarak görmeye başlamış adeta devlet efendi ve hükmedici konumundan inerek olması gereken mekanizmaya yani onu oluşturanlara hizmet mekanizmasına dönüşmüştür.

            Bu çerçevede 31 Temmuz 2009 tarih ve 27305 sayılı Resmi Gazetede “Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik” yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.
            Söz konusu yönetmeliğin “Başvuru sahibinden bilgi ve belge istenmesine ilişkin esaslar” başlıklı 8. maddesinde “İdare, hizmetleri yerine getirirken başvuru sahibinden istediği bilgi ve belgelerle ilgili düzenlemelerinde aşağıdaki ölçütleri esas alır:

a) Düzenlemeler beyan esas alınacak şekilde hazırlanır.
b) Zorunlu olmadıkça, işlemin tekemmülü aşamasına kadar belge talep edilmez.
c) İş sınavlarına müracaat safhasında sadece sınav için gerekli belgeler istenir; göreve başlamak için gereken belgeler ise sınavı kazananlardan istenir.
ç) İdarenin görevi gereği kendisinde bulunan bilgi ve belgeler ile daha önce başvuru sahibinden alınarak kurum kayıtlarına aktarılan ve değişmediği başvuru sahibi tarafından beyan edilen belgeler yeniden istenmez.
d) İstenen belgenin aslının getirilmesi hâlinde, belgenin fotokopisi, aslına uygunluğu kontrol edildikten sonra ilgili görevli tarafından isim ve unvan yazılarak tasdik edilir.
e) Diğer idarelerin elektronik ortamda paylaşıma açtığı bilgi ve belgeler, başvuru sahibinden istenmez. Ancak, bu bilgi ve belgelere kolayca erişim için gerekli bilgiler istenebilir.
f) Başvuru sahibinden adlî sicil kaydı istenmez, bunun yerine yazılı olarak beyan istenir. Başvurunun form kullanılarak yapıldığı hâllerde, formda adlî sicil beyanı bölümü ayrılır. İdare, beyanın doğruluğunu adlî sicil bilgilerini verebilecek mercilerden teyit eder. İlgili merciler, gerekli bilgileri, teknik altyapısı hazır olan kurumlara elektronik ortamda derhal, diğer hâllerde en geç üç işgünü içinde verir.
g) Başvuruda istenen belgeler, idarece sayma suretiyle belirtilir. İstenen belgeler arasında, idare tarafından istenecek diğer belgeler veya benzeri belgeler gibi muğlâk ibarelere yer verilmez.

ğ) Başvuru sırasında istenen formlar idarenin internet sayfasında da yayımlanır.”
denilerek kamu hizmetlerinin sunumunda ve resmi işlemlerin tesisinde, başvuru sahiplerinin beyanlarını temel alan, aksi sabit olana kadar beyanların doğruluğunu karine olarak kabul eden bir sisteme geçilmiştir.

Bu çerçevede yine aynı Resmi Gazetede yayımlanan yönetmelik değişiklikleriyle bürokrasinin azaltılması ve işlemlerin basitleştirilmesine yönelik Başbakanlık, bakanlıklar ile bazı bağlı ve ilgili kuruluşlara ait 170 adet yönetmelikte değişiklik yapılarak başvuranların ikmal etmesi gereken belgeler yerine bu belgelerle tevsik edilecek durumların beyanı esası benimsenmiştir.

Bir örnek vermek gerekirse:
15/06/1993 gün ve 21608 sayılı Resmi Gazetede Yayımlanan Başbakanlık Teftiş Kurulu Yönetmeliğinin Müfettiş yardımcılığı giriş sınavı işlemleri başlıklı 22nci maddesinde yazılı sınavı kazanan adaylardan istenecek belgeler arasında “a) Nüfus Cüzdanının aslı veya tasdikli sureti, b) Sağlam ve her türlü iklim ve yolculuk şartlarına dayanıklı olduğuna dair tam teşekküllü resmi hastanelerden alınacak sağlık kurulu raporu, c) Askerlik görevini yaptığını veya tecil durumunu gösterir belgenin aslı veya tasdikli sureti, e) Cumhuriyet Savcılığından alınan sabıka kaydı belgesi” sayılmışken yapılan değişiklikle, nüfus cüzdanının aslı veya tasdikli sureti yerine T.C. Kimlik Numarası beyanı, tam teşekküllü hastanelerden alınacak sağlık kurulu raporu yerine Sağlıkla ilgili olarak görevini devamlı yapmaya engel bir durum olmadığına dair yazılı beyanı, askerlik durum belgesi yerine Erkek adayların askerlikle ilişiği olmadığına dair yazılı beyanı, sabıka kayıt belgesi yerine sabıka kaydı olmadığına dair yazılı beyan yeterli görülmüştür.

           Zira artık bütün kamu kurumları ve hatta bilgisayar başında oturan herkes bilgi ağlarına doğrudan bağlı ve izin verildiği ölçüde herkes dilediği bilgiye dilediği zaman ulaşabilmektedir. Dolayısıyla temeli iyi oluşturulduğunda her hangi bir resmi başvuruda duruma göre başvuranın sabıka kaydının olup olmadığı, askerliğini yapıp yapmadığı, TC vatandaşı olup olmadığı, hangi okullardan mezun olduğu, sağlık problemlerinin bulunup bulunmadığı elektronik ortamlarda yer alan resmi veri tabanlarından kolaylıkla çıkarılabilmektedir.

           Aslında uzun süreden beri bu tür veriler veri tabanlarına işlenmesine rağmen personelin elektronik bilgi bankalarına ulaşımlarının engellenmesi, elektronik ortam hakkındaki bilgi kıtlığı, mevzuatla getirilen mecburiyetler, kökleşmiş yazılı belge dosyalama alışkanlıkları gibi bir çok nedenlerle hala yerli yersiz her durumda sabıka kayıt belgesi, sağlık raporu, askerlik durum belgesi, mezuniyet belgesi, nüfus cüzdanı örneği, ikametgah belgesi benzeri bir çok belge müracaatçılardan istenilmekte ve insanlar birkaç günlerini ve hatta birkaç haftalarını bu belgeleri ikmal etmek için harcayabilmekteydiler.

           Kamu kurumları kendi bünyelerinde çalışan personelin bile her yıl basılı formlar göndererek emekli sicil numarası, kurum sicil numarası, nüfus cüzdanı bilgileri, ve sair şahsi bilgilerini tekrar isteyebilmekteydi.

           Bütün bu gereksiz işlemler nedeniyle beyana dayalı işlem sisteminin getirilerek zamandan, emekten, malzemeden tasarruf sağlanacak olması sevindirici bir gelişmedir.
Ancak; malum olduğu üzere sistemler bir bütün olarak işlerler. Bütünün içerisinde yapılacak bazı ufak değişiklikler kimi zaman umulmayan büyük sakıncaları da beraberine getirebilir. Bu nedenle sistemde değişiklikler yapılırken bu değişikliğe bağlı bütün mekanizmaların da ona göre ayarlanması bir zorunluluktur. Aksi takdirde sağlanan kolaylıkların ardından, kolaylıklardan yararlanacak vatandaşlar için istenmeyen büyük tehlikeler de ortaya çıkabilir.

ÇANKIRI BAROSU BAŞKANLIĞI

           Stj. Av. Elif ÖZTÜRK